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例えば、こんな時に使えます。

• 担当外の申請オブジェクトを閲覧できないようにしたいが、アンケートが多く、共有ルールを設定するのが手間な場合 </aside>

前提となる考え方

▼権限設定の基本的な考え方

GovTech Expressでは、ユーザーに応じて細かく権限を設定することができます。

▼レコードの閲覧権限

共有設定の”非公開”の設定をすることで、一般ユーザーは所有者が自分のレコード以外は閲覧することができなくなります。

▼所有者について

所有者とは、レコードの作成者になります。リストビューで「所有者 姓」の項目を追加すると現在の所有者がわかります。

「アンケート」や「施設」「スポット」など基本的にSalesforce上で作成されたレコードについてはレコードの作成者＝所有者になります。

ただしアンケートの所有者が誰であってもLINE上で回答され、申請オブジェクトや予約オブジェクトに作成されるレコードの所有者は便宜上全てBot Expressになります。

概要

前提となる考え方で、利用者（住民）が回答するアンケートの所有者が誰であっても、LINE上で回答され、保存先オブジェクト（申請オブジェクトや予約オブジェクトなど）に作成されるレコードの所有者は便宜上全てBot Expressとなることから、共有設定が”非公開”となっている場合、共有ルールを設定しなければ一般ユーザーは、自分が所有者となっているアンケートであっても保存されたレコードを確認することができません。

今回は、自分が所有者となっているアンケートであれば、保存先オブジェクトのレコードを閲覧可能とすることのできるフローの設定方法を紹介します。