LINE上で申請が送信されると、Salesforce上に申請内容のレコードが作成されます。担当者が定期的にSalesforceへログインし、新しい申請がないか確認する運用を避けるため、申請が送信されたタイミングでメール通知を送ることができます。
メールの送信方法には3つの手法があります。このページでは、それぞれの特徴・メリット・デメリットと、用途に応じた選び方を説明します。
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基本は「メール送信オブジェクト」を推奨します。 レコード作成を担当者へ通知し、Salesforceを開いて確認してもらう用途に適しています。外部ユーザーへ送る場合のみ「メールアラート」、添付ファイルを送る場合は「フローのメール送信アクション」を選択してください。
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| 送信方法 | 適しているケース | 送信先 | メリット | デメリット・制約 | 該当マニュアル |
|---|---|---|---|---|---|
| メール送信オブジェクト | アンケートへの回答を担当者へ通知し、Salesforceを開いて確認してもらう | Salesforceユーザーのみ | ・社内担当者への通知に最も適している | ||
| ・回答内容を柔軟に差し込める | |||||
| ・基本フローを1つ設定すれば、幅広いアンケートで共通利用できる | |||||
| ・アンケート作成者・所有者へ動的に送信できる | |||||
| ・アンケートごとの設定が不要 | |||||
| ・任意のメールアドレスや外部宛には送れない | |||||
| ‣ | |||||
| メールアラート | 外部ユーザーのメールアドレスへ送る | Salesforceユーザー | |||
| 任意のメールアドレス | ・任意のメールアドレスに送信できる | ||||
| ・アンケートへの回答者にメールを送ることが可能（メールアドレスをヒアリングした場合） | |||||
| ・テンプレート、メールアラート、フローの3か所で設定が必要 | |||||
| ・回答内容の差し込みは基本的にトリガーレコードの項目に限定 | |||||
| ・アンケートごとにメールアラートの設定が必要 | |||||
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【活用方法】 ‣ ‣ ‣ | | メール送信アクション | 添付ファイル付きメールなど、高度な送信処理を行う | 任意のメールアドレス | ・添付ファイルを動的に送信できる ・件名、本文、宛先をフロー内で柔軟に組み立てられる ・PDF帳票の生成→送信にも応用できる | ・フローの構成が複雑になりやすい ・添付ファイル自体をメール添付したいシチュエーション以外にはユースケースがない | ‣ |
「アンケートの回答レコードが作成されたら、アンケートの所有者へメールを送る」という基本フローを1つ設定しておけば、アンケートごとにメールアラートを作成しなくても、幅広いユースケースで共通利用できます。通知メールは詳細をすべて載せるのではなく、担当者にSalesforceを開いて確認してもらうための入口として使用します。